HMV Actis

• 24 apr. 2018 21:05:00

Word jij de nieuwe Secretaris?

Werk jij geordend, punctueel en ben jij in je dagelijkse leven communicatief sterk? Lees dan hier of de functie Secretaris wat voor jou is:

Functie

Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de administratie en voor het ledenbestand. Denk hierbij aan het notuleren tijdens de verschillende vergaderingen en het up-to-date houden van het donateursbestand, alumnibestand en het ledenbestand. Daarnaast is de secretaris verantwoordelijk voor de communicatie met zowel de actieve als de passieve leden. Dit houdt in: het versturen en opstellen van e-mails, het versturen van de uitnodigingen en de notulen van de ALV en andere activiteiten van HMV Actis. Tevens zal hij/zij samen met de Intern Coördinator aanspreekpunt zijn voor de doelgroep en leden. Één keer in de twee weken stelt de secretaris de nieuwsbrief op voor de leden. Één keer per twee maanden stelt hij/zij een nieuwsbrief op voor de medewerkers van het IMM en de donateurs. De secretaris heeft ook één of meerdere commissies onder zich. Welke commissies dit zijn valt nader te bepalen aan het bestuur. Bij vergaderingen met andere studieverenigingen en de Hanzehogeschool staat de secretaris de voorzitter bij.

Werkzaamheden

De werkzaamheden van de secretaris bestaan vooral uit: ledenbestand up-to-date houden, e-mails van leden beantwoorden, notuleren, nieuwsbrieven opstellen en versturen, zijn/haar commissie begeleiden, welkomstmail schrijven, uitschrijvingen behandelen, het archiveren van notulen van de vereniging.

Benodigde capaciteiten

Vele mensen zeggen  vaak ‘Wat kan jij snel typen!’, snel typen leer je tijdens het notuleren van de verschillende vergaderingen. Kan je dit niet? Dan is dat niet erg! De volgende capaciteiten zijn geen vereiste maar wel een pre:

-    Open-minded

-    Flexibel

-    Creatief

-    Punctueel

-    Georganiseerd

-    Perfectionist

-    Concreet samenvatten

-    Kennis van Microsoft Excel en Microsoft Word

-    Overzicht bewaren

-    Sociaal vaardig

Huidige secretaris

Ik zal mezelf eerst even kort voorstellen: ik ben Janiek Nijland, 19 jaar en ik zit in mijn derde jaar van International Business and Languages. Het is natuurlijk lastig om mijn jaar in vogelvlucht te omschrijven, het is immers nog niet voorbij! Ik omschrijf de functie secretaris als divers, leerzaam en creatief. Zo schrijf ik elke maand nieuwsbrieven voor de (internationale) studenten en om de maand voor de docenten. Ook notuleer ik wekelijks tijdens de bestuursvergaderingen, daarnaast ook tijdens Algemene Ledenvergaderingen en de vergaderingen met de Raad van Toezicht. Notuleren is niet echt mijn ding want ik vind het saai, maar bij elke functie zitten leuke en minder leuke dingen. Het voordeel van notuleren/administreren is wel dat je altijd overal van op de hoogte bent en daarmee als rechterhand van de voorzitter wordt gezien.

Naast mijn standaard taken ben ik coördinator van de Redactie Commissie en de Introweek Commissie. Dit vind ik heel leuk omdat ik dan niet continu met dezelfde taken bezig ben en mijn creativiteit kwijt kan. Voor de Redactie Commissie zit ik soms bij vergaderingen en help ik de commissie met het halen van de deadlines. Ook doe ik de laatste check voor het magazine en de almanak. De Redactie Commissie loopt goed, het zijn ontzettend leuke actieve leden en ze pakken het werk zelf goed op waardoor ik er niet zoveel werk mee heb. Het begeleiden van een commissie is

een mooie manier om je leiderschap-skills te verbeteren.

De introweek organiseer ik met een commissie van het instituut. Hierbij mag ik de Ken je Campus-dag organiseren en in samenwerking met Business Match Groningen organiseer ik een fysieke activiteit.

In een bestuursjaar leer je, ongeacht welke functie je doet, ontzettend goed samen te werken. Voor dit jaar kende ik niemand uit mijn bestuur, het was nog spannend of er een klik zou zijn en of dit een goedlopend bestuur zou worden. Al snel moesten we wel gaan samenwerken: het beleidsplan 2017-2018 moest geschreven worden. Vanaf toen merkten we gelijk dat we op één lijn zaten met veel dingen en wanneer er onenigheid was, spraken we dit uit. We kunnen allemaal goed met kritiek omgaan wat ook goed helpt voor onze samenwerking. Feedback op elkaar geven is namelijk wel belangrijk.

Het leukste aan een bestuursjaar vind ik de nieuwe vriendschappen die je maakt, succesvolle activiteiten en de uitdagingen. Hoewel het ontzettend druk is (ligt er ook maar net aan wat je er nog naast doet), geeft het je onwijs veel energie. Een bestuursjaar is zeker een waardevolle toevoeging aan je studie, het is een ervaring die niemand je ooit meer af kan nemen.

Interesse? 
Solliciteer nu door je CV met een motivatiebrief voor 19 mei te sturen naar soco@hmvactis.nl.

Nog niet helemaal zeker?
Kom dan langs op de bestuursinformatiedagen op 19 en 20 april of 14 en 15 mei in  T2.15 voor meer  informatie over een functie binnen het bestuur.