Nieuws
Word jij de nieuwe penningmeester?
Ben jij sterk met cijfers, verantwoordelijk en staat jouw rekening altijd in de plus? Dan is de functie van penningmeester misschien wel wat voor jou! Lees dit stuk snel door om alles over de functie te weten te komen.
Huidige penningmeester
Mijn naam is Danny Kolthof, ik ben de huidige penningmeester van HMV Actis. In het eerste jaar van mijn studie heb ik mij ingeschreven bij HMV Actis en ben ik meteen actief geworden bij de Buitenlands reiscommissie. Na een geweldig jaar waarin we een prachtige reis naar Warschau hebben georganiseerd, ben ik een jaar voorzitter van de activiteitencommissie geweest en heb ik er uiteindelijk voor gekozen om te solliciteren voor de functie van penningmeester in het 29ste bestuur.
Maar wat doet de penningmeester nou eigenlijk? Jouw taak gaat met name over één ding: het geld van de vereniging. Je gaat over al het geld wat binnen de vereniging rond gaat en je zorgt ervoor dat de vereniging financieel gezond blijft. Jij bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de facturenadministratie, het kasstelsel en het innen van de contributie en deelnemersgelden van activiteiten. Daarnaast fungeer jij als controle voor alle uitgaven van de commissies en je bestuursgenoten. Zo moet jij de commissie-penningmeesters ook op weg helpen met het opzetten van hun commissie-begroting en ervoor zorgen dat ze hun administratie ook op orde hebben. Eén van je eerste taken, ook meteen de belangrijkste, is het opstellen van de begroting voor jouw bestuursjaar. Deze begroting is de leidraad voor jouw jaar en het is dan ook jouw taak om ervoor te zorgen dat die nageleefd wordt.
De extra controle op de naleving van deze begroting en het controleren van jouw boekhouding wordt dan weer gedaan door de Kascommissie, die eens in het kwartaal een controle uitvoert, om ervoor te zorgen dat jij alles netjes doet en goed verwerkt.
Nu heb je naast je eigen takenpakket behorende tot je functie binnen het bestuur ook nog veel andere taken die je op je kan nemen. Zo was ik dit jaar medeverantwoordelijk voor het maken van de posters, het CRM en de Galacommissie. Daarnaast zal je in ieder geval één commissie onder je hoede nemen, zo was ik dit jaar coördinator van de Buitenlandse reiscommissie, mede omdat ik eerder in deze commissie heb gezeten.
Een bestuursjaar doen lijkt misschien een grote stap, maar het is er één die ik je zeker kan aanraden! Je komt jezelf meerdere keren tegen en gaat ook echt wel wat fouten maken, die heb ik ook gemaakt. Maar daar wordt je alleen maar sterker van. Daarnaast leer je heel veel mensen kennen en is het geweldig voor je netwerk. Met andere woorden twijfel niet en ga de uitdaging aan!
Functie
De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële gezondheid van de vereniging. Je hebt affiniteit met cijfers en je eigen bankrekening staat dik in de plus (of dit is in elk geval je streven). Dit jaar houd jij je onder andere bezig met de geldstromen van het bestuur en de commissies. Naast de extern coördinator heb jij ook contact met de buitenwereld, hierbij valt te denken aan de bank en de Kamer van Koophandel. Nadat de extern coördinator een sponsor binnen heeft gehaald zorg jij voor de verdere financiële afhandeling. Jij stuurt de factuur en houdt in de gaten of de factuur wel betaald wordt. Vervolgens neem jij deze dan op in de boekhouding (de boekhouding bijhouden is van essentieel belang, aangezien er ook een kascommissie is die elk blok alle inkomsten en uitgaven zal controleren). Als penningmeester dien je een solide boekhouding op te zetten. Aan het begin van je bestuursjaar is er een incasso voor de ledencontributie. Hiermee heb je een beste buffer om aan de slag te gaan met commissiegelden, facturen etc. Je eerste taak zal zijn om de begroting van het aankomende jaar op te stellen.
Werkzaamheden
De dagelijkse werkzaamheden zullen vooral bestaan uit het bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Dit hoeft natuurlijk niet om de dag, maar het te lang laten slonzen leidt tot verkeerde indrukken over de geldstromen. Daarnaast ben jij de contactpersoon voor de penningmeesters van de commissies. Je regelt met hen een maandelijkse afspraak of spreekt ze zo nu en dan aan en bekijkt de financiële situatie van de commissies. Daarnaast begeleidt de penningmeester een commissie.
Benodigde capaciteiten
De onderstaande capaciteiten zijn geen vereiste maar wel een pre:
- Overzichtelijk en georganiseerd kunnen werken
- Moet ‘Nee’ kunnen zeggen tegen onacceptabele bedragen/aanvragen
- Professioneel
- Tijd vrij willen maken
- Scherp beoordelingsvermogen hebben
- Goed met cijfers
