Nieuws
Word jij de nieuwe secretaris?
Ben jij geordend, punctueel, creatief en ben jij in je dagelijkse leven communicatief sterk? Dan is de functie van secretaris misschien wel wat voor jou! Lees snel door om van alles te weten te komen over wat de functie precies inhoudt.
Huidige secretaris, een bericht voor jou!
Mijn naam is Fleur van Bergen, ik ben 21 jaar en ik studeer Ondernemerschap & Retailmanagement. Ik vind het altijd erg leuk en belangrijk om mijzelf ook naast mijn studie voortdurend te blijven ontwikkelen. Vandaar dat ik in het eerste jaar van de studie bij HMV Actis terecht ben gekomen.
Destijds kwam ik in de Businesscommissie terecht. Samen met deze commissie heb ik een congres en een kroegcollege georganiseerd in 2019. Hierbij leer je echt hoe het is om samen te werken en hoe het is om (grote) evenementen te organiseren.
Zelf vond ik het ontzettend gaaf om verantwoordelijk te zijn voor bovenstaande activiteiten. Vandaar dat ik eigenlijk ook in aanraking ben gekomen om een bestuursjaar te doen bij Actis.
In het begin is een bestuursjaar natuurlijk ontzettend spannend. Vragen als: “Met wie kom ik in een bestuur?” of “Wat wordt er allemaal van mij verwacht?” spookten regelmatig door mijn hoofd. Hierin word je gelukkig goed begeleid en al snel krijg je door hoe het takenpakket van de secretaris eruit ziet.
Als secretaris zijnde check je (bijna) elke dag de mail (je hebt natuurlijk wél weekend). Alle belangrijke ingekomen mailtjes neem je mee naar de wekelijkse bestuursvergadering. Daar overleg je met z’n allen of en hoe je daarop ingaat.
Tijdens de bestuursvergaderingen, maar ook tijdens vergaderingen met de Raad van Toezicht en de Algemene Ledenvergaderingen notuleer je altijd (daar leer je pas snel van te typen!). Een andere belangrijke taak van de secretaris is om het ledenbestand up-to-date te houden, ofwel de administratie. Hierdoor leer je met programma’s als Word, Excel en Congressus te werken.
Je creativiteit en taalvaardigheid kan je kwijt in de maandelijkse nieuwsbrief. Hierin word je volledig vrijgelaten met de invulling daarvan. De nieuwsbrief wordt naar ruim 800 man verstuurd, waardoor dus veel mensen jouw werk kunnen bewonderen.
Naast bovenstaande taken ben je ook coördinator van een commissie. Ik ben coördinator van de Businesscommissie (wie welke commissie coördineert bespreek je met je bestuur). Het is dan de bedoeling dat je bij de meeste vergaderingen bent en zo precies op de hoogte bent van wat er speelt. Ik vind het zelf erg leuk en leerzaam om de Businesscommissie te coördineren. Je let goed op deadlines, leert goed omgaan met samenwerken en je ontwikkelt sterk je leiderschap skills.
Door een bestuursjaar leer je ontzettend goed om samen te werken met anderen. Je mag allerlei gave activiteiten organiseren. Je ontwikkelt je verantwoordelijkheidsgevoel. Je maakt van alles mee. Je wordt super close met je bestuur en wordt daarmee vrienden voor het leven. Daarnaast ontmoet je allemaal andere bestuurders en mensen die je altijd bij zullen blijven. Een bestuursjaar doen bij HMV Actis is écht een toevoeging aan je studie en aan je leven. Het is een ervaring die je altijd bijblijft.
Kortom: Niet twijfelen en ga ervoor!
Functieomschrijving
Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de administratie en voor het ledenbestand. Denk hierbij aan het notuleren tijdens de verschillende vergaderingen en het up-to-date houden van het donateursbestand, alumnibestand en het ledenbestand. Daarnaast is de secretaris verantwoordelijk voor de communicatie met zowel de actieve als de passieve leden. Dit houdt in: het versturen en opstellen van e-mails, het versturen van de uitnodigingen en de notulen van de ALV en andere activiteiten van HMV Actis. Tevens zal hij/zij samen met de Intern Coördinator aanspreekpunt zijn voor de doelgroep en leden. Één keer in de maand stelt de secretaris de nieuwsbrief op voor de leden. Één keer per maand stelt hij/zij een nieuwsbrief op voor de medewerkers van het IMM. De secretaris heeft ook één of meerdere commissies onder zich. Welke commissies dit zijn valt nader te bepalen aan het bestuur. Bij vergaderingen met andere studieverenigingen en de Hanzehogeschool staat de secretaris de voorzitter bij.
Werkzaamheden
De werkzaamheden van de secretaris bestaan vooral uit: ledenbestand up-to-date houden, e-mails van leden beantwoorden, notuleren, nieuwsbrieven opstellen en versturen, zijn/haar commissie begeleiden, welkomstmail schrijven, uitschrijvingen behandelen, het archiveren van notulen van de vereniging.
Benodigde capaciteiten
Vele mensen zeggen vaak ‘Wat kan jij snel typen!’, snel typen leer je tijdens het notuleren van de verschillende vergaderingen. Kan je dit niet? Dan is dat niet erg! De volgende capaciteiten zijn geen vereiste maar wel een pre:
- Open-minded
- Flexibel
- Creatief
- Punctueel
- Georganiseerd
- Perfectionist
- Concreet samenvatten
- Kennis van Microsoft Excel en Microsoft Word
- Overzicht bewaren
- Sociaal vaardig
