HMV Actis

• 1 apr. 2019 13:15:00

Word jij de nieuwe Secretaris?

Werk jij geordend, punctueel en ben jij in je dagelijkse leven communicatief sterk? Lees dan hier of de functie Secretaris wat voor jou is:

Functie

Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de administratie en voor het ledenbestand. Denk hierbij aan het notuleren tijdens de verschillende vergaderingen en het up-to-date houden van het donateursbestand, alumnibestand en het ledenbestand. Daarnaast is de secretaris verantwoordelijk voor de communicatie met zowel de actieve als de passieve leden. Dit houdt in: het versturen en opstellen van e-mails, het versturen van de uitnodigingen en de notulen van de ALV en andere activiteiten van HMV Actis. Tevens zal hij/zij samen met de Intern Coördinator aanspreekpunt zijn voor de doelgroep en leden. Één keer in de maand stelt de secretaris de nieuwsbrief op voor de leden. Één keer per maand stelt hij/zij een nieuwsbrief op voor de medewerkers van het IMM en de donateurs. De secretaris heeft ook één of meerdere commissies onder zich. Welke commissies dit zijn valt nader te bepalen aan het bestuur. Bij vergaderingen met andere studieverenigingen en de Hanzehogeschool staat de secretaris de voorzitter bij.

Werkzaamheden

De werkzaamheden van de secretaris bestaan vooral uit: ledenbestand up-to-date houden, e-mails van leden beantwoorden, notuleren, nieuwsbrieven opstellen en versturen, zijn/haar commissie begeleiden, welkomstmail schrijven, uitschrijvingen behandelen, het archiveren van notulen van de vereniging.

Benodigde capaciteiten

Vele mensen zeggen  vaak ‘Wat kan jij snel typen!’, snel typen leer je tijdens het notuleren van de verschillende vergaderingen. Kan je dit niet? Dan is dat niet erg! De volgende capaciteiten zijn geen vereiste maar wel een pre:

-    Open-minded

-    Flexibel

-    Creatief

-    Punctueel

-    Georganiseerd

-    Perfectionist

-    Concreet samenvatten

-    Kennis van Microsoft Excel en Microsoft Word

-    Overzicht bewaren

-    Sociaal vaardig

Huidige secretaris

Ik zal beginnen met wie ik ben. Mijn naam is Merel Elenga en ik ben 20 jaar. Ik zit in het derde jaar van de studie International Business. Vorig jaar kwam ik bij Actis en zat ik in de Lezex commissie. Ik was vorig jaar niet erg actief, maar daar is verandering in gekomen. Ik zit nu halverwege mijn bestuursjaar en vervul de rol als secretaris met liefde. Het is lastig om specifiek te kunnen vertellen wat ik allemaal doe, maar ik ga het proberen. Het leuke aan secretaris zijn is dat je je creativiteit kwijt kan bij bijvoorbeeld het maken van de maandelijkse nieuwsbrief voor zowel de Nederlandse als de Internationale studenten. Naast de nieuwsbrief notuleer je elke bestuursvergadering, vergaderingen met de Raad van Toezicht en de Algemene Ledenvergaderingen. Deze taak klinkt misschien niet heel aantrekkelijk, maar er staan heel veel leuke dingen tegenover. Zo kom je veel in contact met de leden door te mailen en ben je de rechterhand van de voorzitter. 

Naast de ‘standaardtaken’ ben ik coördinator van de redactiecommissie en de international commissie. Ik ben bij de meeste vergaderingen van de redactiecommissie en de international commissie aanwezig. Hierdoor ben ik precies op de hoogte van wat er speelt in de commissie en of we op schema lopen. Vooral bij het organiseren van activiteiten en bij het maken van de almanak zijn deadlines enorm belangrijk. Ik vind het zelf erg leuk om beide commissies te coördineren; hierdoor ontwikkel je je leiderschap-skills ook sneller, dit is erg handig voor later in het bedrijfsleven. 

Naast de verschillende commissies die ik coördineer, ben ik ook verantwoordelijk voor het introductiekamp voor de eerstejaars studenten van marketing management. De organisatie is in volle gang en ik heb er zin in. Door het organiseren van een dergelijk groot evenement heb ik heel veel geleerd.

In een bestuursjaar leer je, ongeacht welke functie je doet, ontzettend goed samen te werken. Ik ben er als bestuurslid bijgekomen toen de rest van het bestuur al een tijdje bekend was. Eerst vond ik het erg spannend en word je een beetje in het diepe gegooid, maar wat is dit tot nu toe al een leerzaam jaar geweest. Nadat ik de rest van het bestuur ontmoette klikte het meteen. Tijdens een bestuursjaar ontmoet je zoveel nieuwe leuke, lieve en interessante mensen. Je komt veel in contact met bedrijven en je laat je naam overal achter. Hierdoor bouw je een groot netwerk op. Je maakt vrienden voor het leven en het is zo gezellig. Het is het zeker waard. Een bestuursjaar is zeker een waardevolle toevoeging aan je studie: het is een ervaring die niemand je ooit meer af kan nemen.